Tout copropriétaire étant de droit membre du syndicat, aucun des copropriétaires ne saurait être exclu du droit de participer aux assemblées générales. Elle se réunit au moins une fois l’an pour se prononcer sur toutes les questions relatives à l’organisation, au fonctionnement et à la gestion de la copropriété.
L’assemblée générale est seule à exercer le pouvoir de décision sous réserve du respect des majorités requises, même si certains copropriétaires ne sont ni présents, ni représentés. Il existe plusieurs cas particuliers :
en cas de location accession : L’accédant est en principe assimilé à un copropriétaire. Il participe aux assemblées générales. Le droit de vote lui appartient sauf : pour les décisions concernant les travaux de réparation ou d’amélioration des éléments porteurs concourant à la stabilité ou à la solidité de l’ouvrage, des éléments assurant le clos, le couvert et l’étanchéité, qui incombent au vendeur,
pour les actes de disposition visés aux articles 26 et 35 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis. le vendeur, qui est encore propriétaire, dispose du droit de vote pour les grosses réparations qui restent à sa charge et pour les actes de dispositions. (exemple : vente d’une partie commune...).
en cas de changement de propriétaire d’un lot : Tant que le transfert de la propriété d’un lot n’a pas été notifié au syndic, l’ancien propriétaire conserve cette qualité à l’égard du syndicat et c’est lui qui doit être convoqué aux assemblées générales.
lot en indivision ou en usufruit : Les intéressés sont représentés par un mandataire commun, sauf stipulation contraire du règlement de copropriété.
société copropriétaire de lots : Chaque associé participe à l’assemblée et dispose d’un nombre de voix égal à la quote-part dans les parties communes correspondant au lot dont il a la jouissance.
en cas de location : les locataires ne sont pas admis à participer individuellement aux réunions de copropriété. Toutefois les associations déclarées de locataires peuvent assister et formuler des observations, sans pourtant avoir droit de vote.
Les locataires des logements d'une copropriété ne sont pas admis à participer individuellement aux assemblées générales.Toutefois, les associations de locataires affiliées à une organisation agréée ont le droit d'y assister si elles le souhaitent. Elles peuvent alors formuler leurs observations, sans pour autant pouvoir prendre part au vote. Par ailleurs, rien n'interdit à une personne extérieure d'assister à une réunion d'assemblée générale si elle obtient l'accord des membres du syndicat. En pratique, cela peut être le cas par exemple :
d'un architecte,
d'un artisan,
d'un avocat,
du futur acquéreur d'un lot de copropriété.
Le syndic doit convoquer l’assemblée générale au moins une fois par an (article 7 du décret de 1967). Mais il peut le faire toutes les fois qu’il l’estime nécessaire ainsi qu’à la demande des copropriétaires (représentant au moins 1/4 des voix) ou du conseil syndical. La lettre électronique recommandée est autorisée. La convocation peut se faire par écrit, mais aussi depuis le décret du 21 octobre 2015, par voie électronique, grâce à la lettre recommandée électronique:
Par courrier "classique" : le courrier est adressé soit par lettre recommandée avec accusé réception (LRAR), soit remise contre émargement,envoyée 21 jours avant la réunion (le point de départ du délai court le lendemain du jour de la première présentation de la lettre recommandée au domicile du destinataire ou le lendemain du jour de la réception de la télécopie par le destinataire). Le règlement de copropriété peut prévoir un délai plus long.
Par voie électronique : cela prend la forme d’une lettre recommandée électronique.
L’envoi par fax est supprimé par ce même décret. Le copropriétaire doit avoir donné son accord pour recevoir les convocations, ou tout autre courrier par la voie électronique.
Dans un arrêt du 28 mai 2019 (n° 18-12579), la Cour de cassation est venue rappeler le principe constant applicable en la matière : la convocation du copropriétaire est valablement faite au dernier domicile notifié au syndic.Ce principe figure à l’article 65, alinéa 2, du décret du 17 mars 1967. La question se posait ici car la convocation d’une copropriétaire était revenue avec la mention NPAI (N’habite Pas à l’Adresse Indiquée). La Cour de cassation casse la décision de la Cour d’appel, lui reprochant de ne pas avoir recherché « si ces lettres avaient été adressées au domicile notifié au syndic » par la copropriétaire. Autrement dit, le syndic remplit son obligation dès lors qu’il a adressé la convocation par lettre recommandée avec demande d’avis de réception au dernier domicile dont il a eu « officiellement » connaissance. Si la convocation d’un copropriétaire revient en NPAI parce qu’il n’a pas informé le syndic de sa nouvelle adresse, l’assemblée générale ne peut pas être annulée pour ce motif. L’article 65 du décret de 1967 oblige tout copropriétaire, usufruitier ou nu-propriétaire à notifier au syndic « son domicile réel ou élu ainsi que son adresse électronique, s'il a donné son accord pour recevoir des notifications et mises en demeure par voie électronique ».
Le syndic, quant à lui, est tenu d’adresser la convocation en respectant le formalisme et les délais légaux, mais sans avoir à s’assurer que les adresses des copropriétaires sont à jour. En cas de litige, il appartient au syndic de prouver que la convocation a été faite de manière régulière.
Plusieurs décisions de justice vont en ce sens, par exemple un arrêt de la 3ème chambre civile de la Cour de cassation du 9 novembre 1984. Mais le syndic qui a respecté ce formalisme n’a pas l’obligation de rechercher l’adresse réelle du copropriétaire si une notification lui est retournée avec la mention NPAI (arrêt de la Cour d’appel de Versailles, 4ème ch., du 29 mai 2012, n° 11/04944). La situation est différente dans le cas où il aurait commis une erreur dans l’adresse (voir par exemple l’arrêt de la Cour d’appel de Paris, 23e chambre B, du 1er mars 1996, n° 95/021975), car à ce moment-là, la notification serait irrégulière et l’assemblée générale pourrait être annulée. Une précision importante : le fait d’indiquer ses nouvelles coordonnées en signature d’un courrier adressé au syndic ne suffit pas : il faut que le courrier ait pour objet le changement d’adresse (arrêt de la Cour de cassation, 3ème civ., du 11 mai 2004, n° 03-10637). Il est donc primordial de bien informer le syndic de tout changement de domicile et de le faire au plus vite, afin d’éviter que des décisions ne soient prises en assemblée générale sans qu’on ait pu y participer et sans pouvoir la faire annuler pas la suite.
Le courrier doit contenir :
le lieu, la date, l’heure de la réunion,
l’ordre du jour précis établi par le syndic.
Les questions inscrites à l’ordre du jour sont celles dont l’inscription a été demandée au syndic par tout copropriétaire, par lettre recommandée, à tout moment depuis la dernière assemblée. Selon les questions inscrites à l’ordre du jour, certains documents annexes doivent être obligatoirement communiqués, au plus tard en même temps que l’ordre du jour (article 11 du décret du 17 mars 1967).
A défaut de respecter le délai de convocation, un copropriétaire peut faire annuler l’assemblée, sans même qu’il soit nécessaire de justifier d’un grief (voir notamment Cour de Cassation, Chambre civile 3, du 25 novembre 1998, 96-20.863, Publié au bulletin). Dans une affaire, un copropriétaire avait donc demandé l’annulation totale d’une assemblée générale en raison d’un délai de convocation irrégulier. La Cour d’appel déclare néanmoins irrecevable sa demande au motif que ce copropriétaire avait participé à l’assemblée et voté pour plusieurs résolutions. Le demandeur au pourvoi pouvait légitimement espérer obtenir la cassation de l’arrêt puisque, jusque-là, la Haute juridiction jugeait que l’annulation était encourue même si le contestataire avait été présent à l’assemblée (voir décision précitée de 1998) et avait voté pour une résolution (Cour de Cassation, Chambre civile 3, du 3 décembre 2002, obs. Jean-Robert Bouyeure, Administrer, juillet 2003, p. 42).
Malheureusement pour lui, la Cour de cassation a décidé de réviser sa jurisprudence. Elle valide le point de vue de la cour d’appel : « ayant retenu à bon droit qu’un copropriétaire ne peut demander l’annulation d’une assemblée générale dès lors qu’il a voté en faveur de certaines des décisions prises et constaté que la SCI avait voté en faveur de plusieurs résolutions lors de l’assemblée générale du 21 juin 2010, sans que la mention en page trois du procès-verbal selon laquelle elle précisait que l’assemblée générale était entachée d’illégalité en raison du non-respect du délai de convocation lui ait conféré la qualité d’opposant ou de défaillant à l’ensemble des décisions prises, la cour d’appel en a exactement déduit que la demande était irrecevable » (C.Cass., Civ. 3ème, 14 mars 2019, n°18-10.379). Ainsi, dès lors qu’un copropriétaire a voté en faveur de certaines résolutions, il ne peut plus demander l’annulation totale de l’assemblée générale en raison d’un délai de convocation irrégulier. Peu importe, précise la Cour, qu’il ait pris soin de faire noter dans le procès-verbal un commentaire sur l’irrégularité du délai de convocation. En l’espèce, il restait au copropriétaire concerné à demander, non pas l’annulation de l’assemblée générale en son entier, mais celle des résolutions pour lesquelles il pouvait être considéré comme opposant ou défaillant. Or, sur ce point, la décision des juges du fond est cassée.
La Cour de cassation censure en effet la cour d’appel pour avoir déclaré irrecevable la demande subsidiaire en annulation de résolutions au seul motif que cette demande avait été formée pour la première fois devant la cour d’appel. Certes on ne peut pas, sauf exceptions, former des prétentions nouvelles en appel (article 564 du Code de procédure civile). Mais, reprenant une jurisprudence bien établie et au visa de l’article 566 du CPC, la Haute juridiction rappelle que la cour d’appel avait l’obligation de « rechercher si la demande subsidiaire en annulation de quinze décisions n’était pas virtuellement comprise dans la demande en annulation de l’assemblée générale ». Compte tenu de la formulation de la Cour de cassation, on peut penser que cette question appelait en l’occurrence une réponse positive. En l’espèce, l’annulation totale de l’assemblée a beau être écartée, le copropriétaire devrait donc pouvoir demander, devant la cour d’appel de renvoi, l’annulation des résolutions pour lesquelles il peut être considéré comme « opposant ».
Le décret du 27 juin 2019 précise que « sans que cette formalité soit prescrite à peine d'irrégularité de la convocation, le syndic indique, par voie d'affichage, aux copropriétaires, la date de la prochaine assemblée générale et la possibilité qui leur est offerte de solliciter l'inscription d'une ou plusieurs questions à l'ordre du jour. L'affichage, qui reproduit les dispositions de l'article 10 (du décret du 17 mars 1967), est réalisé dans un délai raisonnable permettant aux copropriétaires de faire inscrire leurs questions à l'ordre du jour » (D. n° 67-223, 17 mars 1967, JO 22 mars, art. 9, al. 2, mod.). En outre, pendant le délai s'écoulant entre la convocation de l'assemblée générale appelée à connaître des comptes et la tenue de celle-ci, le copropriétaire peut se faire assister par son locataire ou autoriser ce dernier à consulter en ses lieu et place les pièces justificatives de charges récupérables mentionnées à l'article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 (JO 8 juill.). Il peut également toujours se faire assister par un membre du conseil syndical et obtenir une copie des pièces justificatives, à ses frais (D. n° 67-223, 17 mars 1967, art. 9-1, mod.).
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