Dans tout syndicat de copropriétaires, un conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion (article 21 de la loi de 1965).
Les règles spécifiques de fonctionnement du conseil syndical doivent être prévues dans le règlement de copropriété. Si ce n’est pas le cas, les copropriétaires procèdent à un vote à la majorité simple. Le conseil syndical est l’organe de la copropriété chargé de coordonner les relations entre le syndic et les copropriétaires. Le syndic ne peut pas toujours réunir une assemblée générale lorsqu'il a des doutes sur l'opportunité d'une mesure envisagée par lui, mais il pourra consulter le conseil syndical à cet égard. Le conseil syndical assure la liaison entre les copropriétaires et le syndic. Il a pour mission non seulement de contrôler mais encore d'assister le syndic. L'institution du conseil syndical est de droit. Toutefois, l'article 21 permet à l'assemblée générale par une délibération spéciale, à la majorité prévue par l'article 26, de ne pas instituer de conseil syndical. La décision contraire est prise à la majorité des voix de tous les copropriétaires.
Le conseil syndical est chargé d’assister le syndic dans l’exécution de ses prestations. Il peut donc être amené à l’assister dans le choix des entreprises travaillant pour le compte de la copropriété. Ce peut être une assistance dans le choix d’une entreprise de jardinage pour assurer l’entretien des espaces verts, ou le nettoyage des parties communes, par exemple. Ces pouvoirs d’assistance sont généralement précisés dans le règlement de copropriété de l’immeuble, mais ils peuvent faire l’objet d’une décision particulière prise lors de l’assemblée générale par le syndicat des copropriétaires. Le conseil syndical et le président du conseil syndical assiste le syndic, mais il peut également contrôler ses prestations. Le conseil a le pouvoir de veiller sur la comptabilité entretenue par le syndic, l’élaboration du budget prévisionnel, les dépenses effectuées par le syndic … Pour effectuer ce contrôle, le conseil syndical va pouvoir consulter toutes les pièces relatives à la gestion et à l’entretien de la copropriété. Dans certains cas, il peut être habilité à consulter des échanges de lettres ou de mails entre le syndic et des prestataires extérieurs à la copropriété. C’est pour éviter tout conflit d’intérêt, qui serait préjudiciable à la copropriété, que le syndic ou un de ses proches ne peut en aucun cas être membre du conseil syndical et ce même s’il est propriétaire d’un lot dans la copropriété en question.
L'article 21 de la loi de 1965 dispose que l'assemblée générale des copropriétaires arrête un montant des marchés et des contrats à partir duquel la consultation du conseil syndical est obligatoire.
En cas d'urgence, le conseil syndical donne son avis au syndic qui fait procéder de sa propre initiative à l’exécution des travaux nécessaires la sauvegarde de l'immeuble sans délibération préalable de l'assemblée, pour laquelle il peut demander une provision. Le conseil syndical reçoit sur sa demande communication de tous documents intéressant le syndicat.
Représenté par son président, le conseil syndical peut mettre le syndic en demeure de convoquer une assemblée dans les huit jours et s'il n'obtient pas satisfaction convoquer lui-même valablement cette assemblée (article 8 du décret du 17 mars 1967). Le conseil syndical peut recevoir d'autres missions ou délégation de l'assemblée générale. Pour être valable, la délégation ne peut, en aucun cas, priver l'assemblée de son pouvoir de contrôle sur l'administration de l'immeuble ou la gestion du syndic.
L’assemblée générale peut déléguer au conseil syndical (Ord. art. 21 : loi du 10.7.65 : art. 21-1 à 21-5 nouveaux) , lorsqu'il est composé d'au moins trois membres, le pouvoir de prendre seul des décisions relevant de la majorité simple (majorité de l’article 24). Cette décision est adoptée à la majorité des voix de tous les copropriétaires (majorité de l’article 25) . Toutefois, sont exclus de la délégation de pouvoirs les sujets suivants :
l’approbation des comptes ;
la détermination du budget prévisionnel ;
les adaptations du règlement de copropriété rendues nécessaires par les modifications législatives et réglementaires. L’assemblée générale devra déterminer le montant maximum des sommes allouées au conseil syndical pour mettre en œuvre sa délégation de pouvoirs. La durée de la délégation de pouvoirs ne peut excéder deux ans. Elle est renouvelable par une décision expresse de l’assemblée générale. Le syndicat des copropriétaires devra souscrire une assurance de responsabilité civile pour chacun des membres du conseil syndical. En outre, pour l’exercice de la délégation de pouvoirs, les décisions du conseil syndical sont prises à la majorité de ses membres. En cas d’égalité, la voix du président du conseil syndical est prépondérante. Enfin, le conseil syndical devra adresser un rapport écrit en vue de l’information des copropriétaires
Les membres du conseil syndical sont en principe, choisis parmi les copropriétaires. Lorsqu'un lot appartient à une société, celle-ci peut-être désignée comme membre du conseil syndical.
Le syndic, ses conjoints, ascendants, préposés ne peuvent être membres du conseil syndical. Est réputée non écrite, la clause d'un règlement de copropriété prévoyant que les fonctions de membre du conseil syndical ne pouvaient être exercés que par des copropriétaires à jour du paiement des charges de copropriété (Cass 18 décembre 2002).
Les membres du conseil syndical peuvent désormais être désignés parmi les ascendants ou descendants des copropriétaires. La liste des personnes ne pouvant être membre du conseil syndical a été étendue aux préposés du syndic, ainsi qu’à leurs conjoints et partenaires de PACS, leurs concubins, leurs ascendants ou descendants, leurs parents en ligne collatérale, jusqu’au deuxième degré. Il s’agit d’une mesure de coordination avec la liste des personne qui ne peuvent présider l’assemblée générale issue de la loi ELAN (loi ELAN : art. 211 / loi du 10.7.65 : art. 22, al. 5). Ces dispositions ne sont pas applicables aux syndics non professionnels.
Il est possible que des suppléants soient élus en même temps que les membres titulaires du conseil syndical, en prévision d’une éventuelle vacance, ou d’un empêchement. Les suppléants seront amenés à siéger en lieu et place des membres titulaires ayant définitivement cesser leurs fonctions. Les suppléants sont élus de la même façon que les membres titulaires, à savoir, par le biais d’une assemblée générale. Le simple empêchement temporaire d’un ou plusieurs membres du conseil syndical, ne permet pas à un suppléant de siéger. Cela n’est possible qu’à l’occasion de la cessation définitive des fonctions d’un des membres du conseil syndical. Les suppléants remplaceront les titulaires et ce jusqu’à l’expiration du mandat initial.
Les dépenses nécessitées par l’exécution de la mission du conseil syndical constituent des dépenses courantes d’administration. Elles sont supportées par le syndicat et réglées par le syndic.(Article 27 du décret n° 67-223 du 17.3.1967)» Les frais engagés par le conseil syndical sont des charges communes générales, réparties entre les copropriétaires selon leurs tantièmes. Toutefois, pour être remboursées, ces dépenses doivent être justifiées (CA de Paris du 21.2.97, n° 96/001676) et attachées à la défense des intérêts des copropriétaires (Cass. civ. 3e du 15.11.18, n° 17-18386). Par exemple, il a été jugé que des frais de restauration exposés par les membres du conseil syndical dans leur propre intérêt ne remplissaient pas ces conditions(CA de Paris du 26.5.95, n° 94/001390). Faute de liste des frais remboursables, il peut s’agir de toutes sortes de dépenses : correspondance, déplacement, etc. Elles incluent les honoraires des professionnels que le conseil syndical consulte pour un avis technique, ou pour l’assister dans sa mission. Le remboursement doit être réclamé au syndic par le conseil syndical lui-même, et non par chacun de ses membres. Cela signifie qu’il doit valider cette prise en charge. Une facture ou un titre de transport peut justifier vos frais de déplacements. Si vous utilisez votre véhicule personnel, proposez, par exemple, une indemnité sur la base du barème kilométrique publié chaque année par l’administration fiscale. Pour éviter les désaccords et établir des règles claires, il est conseillé de rédiger un règlement de fonctionnement du conseil syndical qui sera approuvé en assemblée générale.
L'article 21 de la loi de 1965 dispose que le conseil syndical élit son président parmi ses membres. Il convient de se référer aux dispositions pouvant figurer dans le règlement de copropriété relatives à l'organisation et au fonctionnement du conseil syndical. En principe, les votes au sein du conseil syndical auront lieu par tête à la majorité des votants. Les fonctions du président et des membres du conseil syndical ne donnent pas lieu à rémunération (article 27 du décret du 17 mars 1967). Le conseil syndical peut pour l'exécution de sa mission prendre conseil auprès de toute personne de son choix. Le conseil syndical reste un organe purement consultatif dont les avis ne lient pas le syndic à la différence des décisions de l'assemblée générale.
Le conseil syndical rend compte à l'assemblée chaque année de l'exécution de sa mission (article 22 du décret de 1967). Les membres du conseil syndical sont élus pour trois années maximum renouvelables (article 22 du décret 1967). Leurs fonctions prennent fin automatiquement à l'expiration du temps pour lequel ils ont été élus. Les membres du conseil syndical sont rééligibles.
Les membres du conseil syndical sont révocables suivant les conditions prévues pour leur désignation. Le conseil syndical n'est plus valablement constitué si plus du quart des sièges devient vacant pour quelque cause que ce soit (démission, décès..). Le conseil syndical ne peut être composé d'une seule personne, il est valablement constitué dès lors qu'il est composé de deux membres.
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