Chaque copropriété doit être dotée d'un syndic pour l'administrer. Le syndic peut être un professionnel ou un non professionnel. Il doit être désigné par un vote en assemblée générale. Il doit remplir certaines conditions pour pouvoir exercer sa mission.
Le syndic non professionnel peut :
- être un copropriétaire bénévole,
- ou exercer sous la forme coopérative (plusieurs copropriétaires choisis parmi les membres du conseil syndical).
Le syndic non professionnel n'est pas tenu d'avoir une carte professionnelle, ni de présenter une garantie financière ou une assurance de responsabilité civile. Il lui est toutefois recommandé de souscrire cette assurance, car sa responsabilité peut être engagée au même titre que celle d'un professionnel.
Si les fonctions de syndic sont remplies par un professionnel, il doit remplir les conditions suivantes :
- justifier d'une garantie financière suffisante destinée à assurer à la copropriété le remboursement de ses fonds en cas de faillite,
- justifier d'une assurance responsabilité civile professionnelle,
- posséder une carte professionnelle délivrée par la préfecture.
La désignation du syndic doit faire l'objet d'un vote en assemblée générale. La mise en concurrence de plusieurs contrats de syndic est obligatoire et doit être réalisée tous les trois ans par le conseil syndical.
Tout copropriétaire peut par ailleurs demander au syndic d'inscrire à l'ordre du jour de l'assemblée générale l'examen d'autres projets de contrat de syndic qu'il lui communique à cet effet. Les projets sont présentés aux copropriétaires avant qu'ils procèdent au vote du syndic. Si le marché local des syndics ne permet pas une mise en concurrence, le conseil syndical peut proposer d'y renoncer. Le syndic doit alors notifier cette proposition à chaque copropriétaire par :
lettre recommandée avec avis de réception
ou par courrier électronique lorsque le copropriétaire a communiqué son adresse électronique au syndic de copropriété.
La mise en concurrence n'est pas obligatoire si :
la copropriété est dépourvue de conseil syndical,
ou si les copropriétaires ont voté l'année précédente à la majorité absolue leur volonté d'y déroger.
Qu'il soit professionnel ou non professionnel, le syndic retenu doit être désigné par l'assemblée générale au cours d'un vote des copropriétaires à la majorité absolue. Tout copropriétaire peut demander la désignation d’un nouveau syndic, au terme du mandat du syndic en place. Pour ce faire, le copropriétaire propose des projets de contrats de syndic, et doit adresser au syndic en place une demande d’inscription de la résolution à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale, accompagné des projets de contrats.
Cette demande doit être adressée au syndic, par courrier recommandé avec accusé de réception conformément aux prescriptions de l’article 10 du décret du 17 mars 1967, et la convocation à l’assemblée générale adressée à tous les copropriétaire doit comporter en annexe lesdits projets. Le vote pour les contrats de syndic se fait à la majorité de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965, soit à la majorité des voix des copropriétaires, représentant les deux tiers des tantièmes de la copropriété. Toutefois, si l’assemblée générale des copropriétaires n’a pu obtenir le nombre de votes nécessaires, mais au moins un tiers des voix de tous les copropriétaires, la même assemblée peut procéder à un nouveau vote à la majorité de l’article 24 (majorité simple).
La mise en concurrence du syndic est encadrée par l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, modifiée en juin 2020. Il est désormais obligatoire de mettre en concurrence le syndic actuel à chaque nouvelle désignation de syndic, c’est-à-dire lorsque le mandat de ce dernier prend fin. C’est le conseil syndical qui est chargé de proposer plusieurs contrats de syndics pour la mise en concurrence. Lorsque la copropriété est gérée par un syndic professionnel ou bénévole, il est possible de renoncer à nommer un conseil syndical par un vote en assemblée générale à la double majorité. La double majorité requiert la majorité des voix des copropriétaires présents, représentés ou absents, ainsi que deux tiers des tantièmes de la copropriété. Si la copropriété n’a pas nommé de conseil syndical, n’importe quel copropriétaire peut alors proposer lui-même un contrat de syndic pour la mise en concurrence.
Si le conseil syndical ne respecte pas la mise en concurrence obligatoire, la loi ne prévoit pas de sanction. Il est par ailleurs impossible de contester la réélection du syndic actuel pour le motif d’absence de mise en concurrence obligatoire.
Le mandat donné au syndic professionnel prend la forme d'un contrat dont le contenu et la durée sont réglementés. Ce contrat du syndic n'est pas strictement obligatoire dans le cas d'un syndic bénévole, mais il vaut mieux en fournir un pour éviter toute contestation. Le contrat du syndic fixe :
la durée de son mandat,
sa date de prise d'effet et d'échéance,
les conditions de sa rémunération s'agissant du syndic professionnel,
et les conditions d'exécution de sa mission. Tout contrat de syndic nouveau ou renouvelé doit être rédigé :
en caractère de corps 8 au minimum,
et selon un modèle type réglementaire .
Le projet de contrat de syndic doit dorénavant respecter le modèle type de contrat défini par décret en Conseil d’Etat. Pour mémoire, le décret 26 mars 2015, pris en application de la loi ALUR, a fixé un modèle type (décret n°2015-342 du 26.3.15). Le projet de contrat est accompagné d’une fiche d'information sur le prix et les prestations proposées par le syndic selon un modèle fixé par arrêté ( (art. 18-1-A, I, al. 3). Les dispositions relatives au contrat type ne sont pas applicables au syndic bénévole. Ce dernier a toutefois la possibilité de présenter à l’assemblée générale un contrat conforme au contrat type (art. 18-1-A, IV).
Depuis le 1er janvier 2022, les Syndics doivent annexer une fiche d’information à leur proposition de contrat de Syndic dont l'objectif est de faciliter la mise en concurrence des contrats de Syndic en synthétisant les tarifs à comparer dans un tableau.
La présentation de la fiche d’information est aussi stricte que le contrat type de Syndic
À cet égard, précisons qu’aucune information ne peut y être rajoutée. De même, aucune information ne peut y être retranchée.
Les informations qui doivent figurer sur la fiche du syndic sont :
les principaux éléments sur l'identification du contrat du syndic (par exemple, le numéro de matricule du syndic, le titulaire de la carte professionnelle...) ;
les éléments sur la copropriété concernée (le numéro d'immatriculation, l