Chaque copropriété doit être dotée d'un syndic pour l'administrer. Le syndic peut être un professionnel ou un non professionnel. Il doit être désigné par un vote en assemblée générale. Il doit remplir certaines conditions pour pouvoir exercer sa mission.
Le syndic non professionnel peut :
- être un copropriétaire bénévole,
- ou exercer sous la forme coopérative (plusieurs copropriétaires choisis parmi les membres du conseil syndical).
Le syndic non professionnel n'est pas tenu d'avoir une carte professionnelle, ni de présenter une garantie financière ou une assurance de responsabilité civile. Il lui est toutefois recommandé de souscrire cette assurance, car sa responsabilité peut être engagée au même titre que celle d'un professionnel.
Si les fonctions de syndic sont remplies par un professionnel, il doit remplir les conditions suivantes :
- justifier d'une garantie financière suffisante destinée à assurer à la copropriété le remboursement de ses fonds en cas de faillite,
- justifier d'une assurance responsabilité civile professionnelle,
- posséder une carte professionnelle délivrée par la préfecture.
La désignation du syndic doit faire l'objet d'un vote en assemblée générale. La mise en concurrence de plusieurs contrats de syndic est obligatoire et doit être réalisée tous les trois ans par le conseil syndical.
Tout copropriétaire peut par ailleurs demander au syndic d'inscrire à l'ordre du jour de l'assemblée générale l'examen d'autres projets de contrat de syndic qu'il lui communique à cet effet. Les projets sont présentés aux copropriétaires avant qu'ils procèdent au vote du syndic. Si le marché local des syndics ne permet pas une mise en concurrence, le conseil syndical peut proposer d'y renoncer. Le syndic doit alors notifier cette proposition à chaque copropriétaire par :
lettre recommandée avec avis de réception
ou par courrier électronique lorsque le copropriétaire a communiqué son adresse électronique au syndic de copropriété.
La mise en concurrence n'est pas obligatoire si :
la copropriété est dépourvue de conseil syndical,
ou si les copropriétaires ont voté l'année précédente à la majorité absolue leur volonté d'y déroger.
Qu'il soit professionnel ou non professionnel, le syndic retenu doit être désigné par l'assemblée générale au cours d'un vote des copropriétaires à la majorité absolue. Tout copropriétaire peut demander la désignation d’un nouveau syndic, au terme du mandat du syndic en place. Pour ce faire, le copropriétaire propose des projets de contrats de syndic, et doit adresser au syndic en place une demande d’inscription de la résolution à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale, accompagné des projets de contrats.
Cette demande doit être adressée au syndic, par courrier recommandé avec accusé de réception conformément aux prescriptions de l’article 10 du décret du 17 mars 1967, et la convocation à l’assemblée générale adressée à tous les copropriétaire doit comporter en annexe lesdits projets. Le vote pour les contrats de syndic se fait à la majorité de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965, soit à la majorité des voix des copropriétaires, représentant les deux tiers des tantièmes de la copropriété. Toutefois, si l’assemblée générale des copropriétaires n’a pu obtenir le nombre de votes nécessaires, mais au moins un tiers des voix de tous les copropriétaires, la même assemblée peut procéder à un nouveau vote à la majorité de l’article 24 (majorité simple).
La mise en concurrence du syndic est encadrée par l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, modifiée en juin 2020. Il est désormais obligatoire de mettre en concurrence le syndic actuel à chaque nouvelle désignation de syndic, c’est-à-dire lorsque le mandat de ce dernier prend fin. C’est le conseil syndical qui est chargé de proposer plusieurs contrats de syndics pour la mise en concurrence. Lorsque la copropriété est gérée par un syndic professionnel ou bénévole, il est possible de renoncer à nommer un conseil syndical par un vote en assemblée générale à la double majorité. La double majorité requiert la majorité des voix des copropriétaires présents, représentés ou absents, ainsi que deux tiers des tantièmes de la copropriété. Si la copropriété n’a pas nommé de conseil syndical, n’importe quel copropriétaire peut alors proposer lui-même un contrat de syndic pour la mise en concurrence.
Si le conseil syndical ne respecte pas la mise en concurrence obligatoire, la loi ne prévoit pas de sanction. Il est par ailleurs impossible de contester la réélection du syndic actuel pour le motif d’absence de mise en concurrence obligatoire.
Le mandat donné au syndic professionnel prend la forme d'un contrat dont le contenu et la durée sont réglementés. Ce contrat du syndic n'est pas strictement obligatoire dans le cas d'un syndic bénévole, mais il vaut mieux en fournir un pour éviter toute contestation. Le contrat du syndic fixe :
la durée de son mandat,
sa date de prise d'effet et d'échéance,
les conditions de sa rémunération s'agissant du syndic professionnel,
et les conditions d'exécution de sa mission. Tout contrat de syndic nouveau ou renouvelé doit être rédigé :
en caractère de corps 8 au minimum,
et selon un modèle type réglementaire .
Le projet de contrat de syndic doit dorénavant respecter le modèle type de contrat défini par décret en Conseil d’Etat. Pour mémoire, le décret 26 mars 2015, pris en application de la loi ALUR, a fixé un modèle type (décret n°2015-342 du 26.3.15). Le projet de contrat est accompagné d’une fiche d'information sur le prix et les prestations proposées par le syndic selon un modèle fixé par arrêté ( (art. 18-1-A, I, al. 3). Les dispositions relatives au contrat type ne sont pas applicables au syndic bénévole. Ce dernier a toutefois la possibilité de présenter à l’assemblée générale un contrat conforme au contrat type (art. 18-1-A, IV).
Depuis le 1er janvier 2022, les Syndics doivent annexer une fiche d’information à leur proposition de contrat de Syndic dont l'objectif est de faciliter la mise en concurrence des contrats de Syndic en synthétisant les tarifs à comparer dans un tableau.
La présentation de la fiche d’information est aussi stricte que le contrat type de Syndic
À cet égard, précisons qu’aucune information ne peut y être rajoutée. De même, aucune information ne peut y être retranchée.
Les informations qui doivent figurer sur la fiche du syndic sont :
les principaux éléments sur l'identification du contrat du syndic (par exemple, le numéro de matricule du syndic, le titulaire de la carte professionnelle...) ;
les éléments sur la copropriété concernée (le numéro d'immatriculation, le nombre de lots de la copropriété...) ;
la durée du contrat ;
la quotité des heures ouvrables et les horaires de disponibilité ;
le contenu du forfait (prestations obligatoires relatives aux assemblées, prestations optionnelles comme les assemblées supplémentaires et les réunions avec le conseil syndical) ;
les prestations particulières non comprises dans le forfait, en précisant si elles sont rémunérées au temps passé ou tarif forfaitaire total proposé : prestations relatives aux réunions et visites supplémentaires, aux travaux et aux études techniques, aux litiges et contentieux (hors frais de recouvrement), et les prestations de gestion administrative et matérielle relatives aux sinistres ;
la tarification pratiquée pour les principales prestations applicables au seul copropriétaire concerné (frais de recouvrement, frais et honoraires relatifs aux mutations que sont l'état daté ou l'opposition, frais relatifs à la tenue d'une assemblée à la demande d'un ou plusieurs copropriétaires pour des questions concernant leurs droits et obligations).
Une amende administrative (d’un montant maximal de 3 000 euros pour une personne physique et 15 000 euros pour une personne morale) est mise en place pour sanctionner tout manquement à ces obligations. Cette amende est prononcée dans les conditions prévues au chapitre II du titre II du livre V du Code de la consommation (Code conso : L.522-1 à L.522-10) (art. 18-1-A, I, al. 4).
La durée maximale du mandat du syndic est de trois ans renouvelable. Le renouvellement implique une réélection par une nouvelle décision de l'assemblée générale. Cette durée peut toutefois être réduite à un an si le syndic ou toute personne avec laquelle il vit ou il est lié (employés...) a participé à la construction de l'immeuble en tant que promoteur ou architecte.
L’encadrement de la rémunération du syndic (forfait pour les actes de gestion courante et liste limitative pour les prestations particulières) n’est applicable que pour les prestations qu’il fournit au titre de sa mission. Ce dernier a la possibilité de percevoir une rémunération complémentaire spécifique à l’occasion de prestations qui ne relèvent pas de sa gestion courante et qui sont définies par décret (art. 18-1-A,I, al. 1).
Le syndic peut conclure avec le syndicat une convention portant sur des prestations de services autres que celles relevant de sa mission de syndic, après autorisation expresse de l’assemblée générale donnée à la majorité simple (majorité de l’article 24 : des voix exprimées de tous les copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance).
Ces prestations ne peuvent figurer dans le contrat de syndic (Ord. art. 16 / loi du 10.7.65 : art. 18-1-A, II). Le syndic soumet à l’autorisation de l’assemblée générale prise à la même majorité, toute convention passée entre le syndicat et une personne ou une entreprise avec laquelle le syndic a des liens de nature capitalistique ou juridique (anciennement prévus à l’article 18, I, al. 7 comme "liée directement ou indirectement au syndic"), en précisant la nature des liens qui rendent nécessaire l’autorisation de la convention. Les conventions conclues en méconnaissance de ces dispositions ne sont pas opposables au syndicat.
Est-il possible de contester une rémunération complémentaire appliquée par le syndic en exécution du contrat le liant au syndicat des copropriétaires ? Comment prouver que la prestation facturée ainsi contestée correspond à un acte de gestion courante incluse dans le forfait de base ?
La Cour de Cassation a précisé dans un arrêt du 28 janvier 2021 qu’il convient d’apprécier si la prestation facturée constitue une diligence de gestion courante en rapport avec l’une des missions du syndic détaillées à l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965.
Les faits étaient les suivants : souhaitant contester la facturation par le syndic de copropriété d'une rémunération pour le « recensement des attestations pour TVA ajoutée à taux réduit », un copropriétaire a assigné le syndicat des copropriétaires et le syndic en annulation de deux résolutions adoptées lors de l'assemblée générale des copropriétaires, qui a approuvé les comptes de l'année écoulé incluant la rémunération de cette prestation et donné quitus au syndic de sa gestion.
En appel, ses demandes d'annulation des résolutions sont rejetées au motif que la prestation dont la facturation est contestée n’est pas citée dans la liste minimale des prestation incluses dans le forfait.
Au visa de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, la Cour de Cassation casse l’arrêt de la Cour d’Appel en énonçant que la prestation en question constitue une diligence de gestion courante se rapportant à la vérification et au paiement des factures permettant au syndic de présenter des comptes en conformité avec la réglementation en vigueur. (Cour de cassation, Chambre civile 3, 28 janvier 2021, 19-22.446).
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