Les charges locatives sont des dépenses prises en charge initialement par le propriétaire, mais que celui-ci peut se faire rembourser par le locataire.
Les charges locatives sont réglementairement définies. Le paiement s'effectue soit par le versement de provisions pour charges avec une régularisation annuelle, soit par la récupération ponctuelle des dépenses engagées.
La liste des charges récupérables est limitativement énumérée. Cette liste s'applique : - à tout logement vide du secteur social et du secteur privé (logement conventionné ou non, logement loi de 48), - au logement meublé dont le bail a été signé depuis le 27 mars 2014 (ou avant cette date si le contrat de location y fait référence). Certaines dépenses relatives à l'ascenseur peuvent être répercutées sur le locataire notamment : - l'électricité, - l'exploitation (visite périodique, nettoyage, examen semestriel des câbles, tenue d'un dossier par l'entreprise d'entretien mentionnant les visites techniques, incidents), - la fourniture de produits ou petits matériel d'entretien (chiffons, graisses et huiles nécessaires, lampes d'éclairage de la cabine), - les menues réparations de la cabine (changement boutons d'envoi, paumelles de portes), des paliers (ferme portes mécaniques, électriques ou pneumatiques), et des fusibles. Certaines dépenses relatives à l'eau et au chauffage sont récupérables sur le locataire notamment : - eau froide et chaude de l'ensemble des occupants, - eau nécessaire à l'entretien courant des parties communes, y compris la station d'épuration, - eau nécessaire à l'entretien courant des espaces extérieurs, - produits nécessaires à l'exploitation, à l'entretien et au traitement de l'eau, - fourniture d'énergie quelle que soit sa nature, - exploitation des compteurs généraux et individuels et à l'entretien des épurateurs de fumée, - réparation des fuites sur joints. Concernant les installations individuelles, les dépenses restant à la charge du locataire concernent notamment : - le chauffage et la production d'eau chaude, - la distribution d'eau dans les parties privatives (contrôle des raccordements, réglage de débit et températures, dépannage, remplacement des joints cloches des chasses d'eau). Les dépenses restant à la charge du locataire dans les parties communes de l'immeuble concernent notamment celles relatives : - à l'électricité, - à la fourniture de produits d'entretien (balais et sacs nécessaires à l'élimination des déchets) et de produits de désinsectisation et désinfection, - à l'entretien de la minuterie, des tapis, de vide-ordures, - à la réparation des appareils d'entretien de propreté tels que l'aspirateur, - aux frais de personnel d'entretien. Pour les espaces extérieurs, certaines dépenses sont à la charge du locataire, notamment les dépenses d'exploitation et d'entretien des : - voies de circulation, - aires de stationnement, - abords des espaces verts - et équipement de jeux pour enfants. Les dépenses restant à la charge du locataire concernent notamment : - la taxe ou redevance d'enlèvement des ordures ménagères, - la taxe de balayage, - la redevance assainissement. Les charges doivent être régularisées au moins une fois par an en comparant : le total des provisions déjà demandées par le bailleur aux locataires, avec les dépenses effectives engagées par le propriétaire pendant l'année. Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le propriétaire doit reverser le trop-perçu au locataire. Dans le cas contraire, il demande un complément.
La Cour d’appel de Toulouse (Cour d’appel de Toulouse, 3e ch., 13 déc. 2018, n° 18/02495). a rendu un arrêt en matière de provision de charges locatives. En l’espèce, il s’agit d’une minoration du montant de la provision, pratique assez récurrente et qui consiste à diminuer les charges afin de rendre le bien plus attractif d’un point de vue économique pour, quelques années plus tard, procéder à une régularisation massive. Dans cette affaire, les juges ont considéré que l'agent immobilier qui sous-estime le montant des charges engage sa responsabilité à l'égard du locataire. Ici, les charges réelles étaient près de trois fois supérieures à la provision annoncée. Le professionnel a été condamné à verser au locataire une indemnité de 1 000 €. L’agent immobilier, pour se justifier, arguait du caractère neuf de la résidence, rendant ainsi difficile l’estimation du montant des provisions. Cet argument a été écarté par les juges au motif que le professionnel avait exercé les fonctions de syndic de l’immeuble et était donc tout à fait en mesure de déterminer une provision pour charges locatives au plus près des consommations réelles. Le préjudice du locataire a consisté dans la perte d'une chance de conclure un bail dans la limite du budget qu'il s'était fixé. Au bout d'une année de location, confronté au triplement des charges, le locataire en difficulté avait préféré quitter les lieux. Cette décision conforte la jurisprudence actuelle, ce qui est une bonne chose pour le locataire. Ainsi, la Cour d’appel de Paris avait déjà indiqué, dans un arrêt en date du 29 octobre 2003, que la sous-évaluation de la provision mensuelle sur charges, « si elle ne vicie pas le consentement du locataire, l’a conduit à mésestimer le montant des charges qu’il allait devoir acquitter pendant le cours du bail, lui causant ainsi un préjudice ».
Dans une colocation ou une location meublée dont le bail a été signé depuis le 27 mars 2014, les charges locatives n'ont pas à être régularisées si elles figurent sous forme de forfait dans le contrat de bail.
Lorsque le locataire quitte le logement, la régularisation des charges réelles est impossible tant que le propriétaire n’est pas en possession de son récapitulatif annuel. Afin de se couvrir, il peut donc retenir 20% du dépôt de garantie jusqu’à la dernière régularisation à effectuer.
Le montant des charges récupérées par le bailleur doit être justifié. Les provisions pour charges mensuelles sont exigibles sur la base :
- des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges,
- ou du budget prévisionnel si le logement est situé dans un immeuble en copropriété.
Un mois avant la régularisation annuelle envisagée, le bailleur doit communiquer au locataire :
- le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...), et le mode de répartition entre les locataires si le logement est situé dans un immeuble collectif,
- une note d'information sur les modalités de calcul liées au chauffage et à la production d'eau chaude.
Sur demande du locataire, le bailleur transmet le récapitulatif des charges du logement par mail ou par courrier. Aucun texte n'oblige le propriétaire à donner des photocopies de ces justificatifs au locataire.
Les charges constituent un élément indépendant du loyer, et ne doivent jamais être réactualisées avec l’indice des loyers.
Selon une réponse ministérielle du 27 avril 2010 : l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 précise que les charges récupérables doivent pouvoir être justifiées par le bailleur. Ce même article ne donne aucune précision quant aux moyens permettant une consultation des pièces. Toutefois, la jurisprudence existante précise que rien n’oblige le propriétaire à donner copie au locataire des pièces justificatives (CA Paris – 6e chambre – 7 mars 2006). De plus, la cour d’Appel d’Aix en Provence a précisé dans un arrêt du 17 février 2004 que le locataire n’est pas fondé à exiger que les pièces justificatives lui soient adressées. Si rien n’empêche un accord amiable entre les parties pour une communication plus efficace, il n’est pas envisagé de modifier les dispositions existantes. La Cour de Cassation a précisé que ces justificatifs peuvent être communiqués dans le cadre d’une instance en justice, du moment que la prescription n’est pas acquise : « Qu’en statuant ainsi, sans constater que les bailleurs avaient tenu à la disposition des locataires, fût-ce devant elle, les pièces justificatives des charges locatives que ceux-ci réclamaient, la cour d’appel n’a pas donné de base légale à sa décision ;» [Cass. Civ. 3ème, 1er avril 2009 - n° de pourvoi 08-14854.]. Lorsque le bien se trouve en copropriété, le bailleur s’appuie sur le décompte de charges du syndic, mais le locataire peut également demander à consulter les pièces comptables. Or, il ne relève pas des obligations du syndic de tenir les pièces comptables à la disposition des locataires des copropriétaires de l’immeuble.En revanche, c’est au propriétaire d’intervenir auprès du syndic si le locataire lui demande de consulter les pièces, et d’organiser les modalités de leur communication. Le copropriétaire bailleur peut, à la lecture de la dernière convocation à l’assemblée générale, s’assurer des modalités de consultation des pièces justificatives des charges telles qu’elles ont été arrêtées par l’assemblée générale. Cela résulte de l’article 9 du décret du 17 mars 1967 qui régit la copropriété et qui prévoit que ces modalités de consultation soient notées pour mémoire sur les convocations. Le copropriétaire peut désormais autoriser son locataire à consulter les pièces justificatives des charges locatives récupérables en ses lieu et place auprès du syndic. Pendant la période s’écoulant entre la convocation à l’assemblée générale et la tenue de celle-ci, les pièces justificatives des charges de copropriété(factures, contrats de fourniture et d’exploitation, quantité consommée, prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges...) sont tenues à la disposition des copropriétaires par le syndic, au moins un jour ouvré. Il peut s’agir de documents originaux ou de copies et le copropriétaire peut en obtenir une photocopie, à ses frais. Les jours, lieu et heures de consultation de ces justificatifs doivent être mentionnés sur la convocation à l’assemblée. Pour examiner les pièces, le copropriétaire peut se faire assister par un membre du conseil syndical et désormais par son locataire. Il peut également autoriser ce dernier à consulter, à sa place, les pièces justificatives de charges locatives récupérables. Il s’agit notamment de celles portant sur la fourniture d’eau chaude ou froide, les frais d’entretien courant (électricité, frais du personnel d’entretien) et les petites réparations dans les parties communes des immeubles en copropriété. Pendant les six mois suivant l'envoi du décompte, le bailleur doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble des pièces justificatives. Si la régularisation du paiement des charges n'a pas été effectuée dans l'année suivant leur exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur douze mois. Pour les locations meublées conclues avant le 27 mars 2014, les provisions pour charges mensuelles sont exigibles sur la base : - des résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges, - ou du budget prévisionnel si le logement est situé dans un immeuble en copropriété. Un mois avant la régularisation annuelle envisagée, le bailleur doit communiquer au locataire : - le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...), - le mode de répartition entre les locataires si le logement est situé dans un immeuble collectif. Durant le mois suivant l'envoi du décompte, le bailleur doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble des pièces justificatives. Le paiement s'effectue soit :
- par le versement de provisions pour charges, par exemple tous les mois ou tous les trimestres (une régularisation doit être effectuée chaque année pour ajuster les versements du locataire aux dépenses réelles), - par la récupération ponctuelle des dépenses engagées en apportant les justificatifs de ces dépenses (les factures, par exemple). Le propriétaire d'un logement mis en location peut récupérer les arriérés de charges et de loyer pendant trois à cinq ans, y compris après le départ du locataire. Ce délai varie selon la date à laquelle est née la dette locative. S'il s'agit d'une révision annuelle de loyer non effectuée, le bailleur dispose d'un an pour réagir. Le bailleur peut réclamer tout arriéré de charges ou de loyers dû après le 27 mars 2014 pendant trois ans. Cette règle s'applique également au locataire qui a payé trop de charges et souhaite se faire rembourser le trop versé. La régularisation est possible quelles qu'en soient les raisons : - oubli, - ignorance, - négligence.
Toutefois, le juge peut refuser une régularisation de charges tardive s'il considère que cette régularisation est déloyale, brutale et consécutive d'une faute du bailleur dans l'exécution du contrat (demande du locataire visant à une régularisation de ses charges mais restée sans réponse). La Cour de Cassation a jugé dans un arrêt en date du 21 mars 2012 "qu'en tardant à réclamer à sa locataire le paiement des charges locatives et en n'ayant pas procédé à une régularisation annuelle de ces charges, le bailleur, dont la mauvaise foi est caractérisée, a engagé sa responsabilité à l'égard de la locataire pour le dommage occasionné."
La Cour de Cassation a clairement admis que si le bailleur est autorisé juridiquement à réclamer le paiement des charges par ce qu'il est recevable à agir et que les sommes sont justifiées, il n'en demeure pas moins qu'il commet une faute en agissant de manière déloyale et en étant de mauvaise foi.
La Cour de Cassation a précisé que cette prescription vaut tant pour le locataire que pour le bailleur. Aussi, un bailleur négligeant, lequel ne justifie pas sa demande de provision de charges chaque année, conserve le droit de réclamer ultérieurement les charges récupérables dès lors qu’il présente les justificatifs adéquats : « qu’en statuant ainsi, alors que le paiement des charges sur justificatifs peut être demandé dans la limite de la prescription (…), le tribunal a violé les textes susvisés » [Cass. Civ. 3ème, 27 mai 2003, n° de pourvoi 02-12253 ; Cass. Civ. 3ème, 3 avril 1996, n° de pourvoi 94-13891].
Le point de départ du délai de prescription n’est toutefois pas la même pour le bailleur et pour le locataire : - Le bailleur ne peut exiger le remboursement d’une charge récupérable que dans les 3 années qui suivent son paiement ; - Le locataire peut quant à lui solliciter le remboursement des provisions payées indûment dans les 3 ans qui suivent la régularisation des charges : « le point de départ du délai de prescription de trois ans de l’action en répétition des charges indûment perçues par le bailleur (…) est le jour de la régularisation des charges, qui seule permet au preneur de déterminer l’existence d’un indu, et non celui du versement de la provision » [Cass Civ. 3ème, 9 novembre 2017, n° de pourvoi 16-22445.].
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