Les pièces justificatives des charges de copropriété, sont notamment : les factures, une note d'information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude sanitaire collectifs, les contrats de fourniture et d'exploitation en cours et leurs avenants ainsi que la quantité consommée et le prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges. Cette liste est précisée par l'article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965.
Le décret du 30 décembre 2015 vient ajouter que les pièces doivent être classées par catégories. Les pièces sont des documents originaux ou des copies. Les copropriétaires peuvent obtenir une copie de ces pièces à leurs frais. Ce principe est rappelé à l'article 33 du décret du 17 mars 1967. Les copropriétaires se réunissent au moins une fois par an au cours d’une assemblée générale (AG) afin notamment d’approuver les dépenses de fonctionnement réalisés par le syndic lors du dernier exercice comptable et de voter un nouveau budget prévisionnel pour l’année à venir. Avant la tenue de cette réunion, les copropriétaires ont la possibilité de consulter auprès du syndic tous les justificatifs des dépenses réalisées par le syndic pour administrer l’immeuble et en assurer la conservation et l’entretien (loi du 10.7.65 : art. 18-1). Les modalités de consultation de ces documents sont précisées par le décret du 30 décembre 2015 (auparavant, ces règles étaient fixées par les copropriétaires réunis en assemblée générale). Ces modalités s’appliquent pour la consultation des justificatifs de charges en amont des assemblées générales appelées à connaître des comptes notifiées aux copropriétaires à partir du 1er avril 2016. Le syndic est tenu de mettre à disposition des copropriétaires les justificatifs de charges pendant au moins une journée. Les copropriétaires sont informés de cette possibilité dans la convocation à l’AG. Les copropriétaires sont convoqués à l’AG au moins 21 jours avant la tenue de la réunion par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par lettre recommandée électronique Cette convocation doit contenir obligatoirement certaines informations comme l'indication du lieu, de la date et de l’heure de la réunion, ainsi que l'ensemble des questions inscrites à l’ordre du jour et soumises au vote des copropriétaires. La convocation doit également comporter le lieu et la ou les dates de consultation des pièces justificatives des charges. Pendant le délai s'écoulant entre la convocation de l’AG appelée à connaître des comptes et la tenue de celle-ci, le syndic doit tenir les pièces justificatives des charges à la disposition de tous les copropriétaires Le délai pour consulter ces documents doit être d’au moins un jour ouvré et être d’une durée appropriée à la dimension de la copropriété. Les copropriétaires peuvent consulter les pièces justificatives des charges suivantes (liste non limitative) : - les factures, - les contrats de fourniture et d'exploitation en cours et leurs avenants, - la quantité consommée et le prix unitaire ou forfaitaire de chacune des catégories de charges, - une note d'information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude sanitaire collectifs. La convocation à l’assemblée générale comporte en annexe des documents financiers et comptables sur la copropriété. La comparaison de ces documents avec les factures correspondantes permet aux copropriétaires de s’assurer que chaque dépense est justifiée. Le syndic fixe le lieu de la consultation des pièces justificatives des charges, soit à son siège, soit au lieu où il assure habituellement l'accueil des copropriétaires, le ou les jours et les heures auxquels elle s'effectue, qui doivent être indiqués dans la convocation à l’assemblée générale. Lorsqu'il s'agit d'un syndic professionnel, ces jours et heures doivent être fixés pendant les jours et heures d'accueil physique déterminés dans le contrat de syndic. Le syndic met les originaux ou les copies des justificatifs de charges à disposition des copropriétaires qui peuvent en obtenir des copies à leurs frais. Lors du contrôle des charges, les copropriétaires peuvent se faire assister par un membre du conseil syndical.
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