Le paiement des charges de la copropriété s'impose à tous les copropriétaires. Tout comme le recouvrement des charges, il est confié au syndic de copropriété qui gère donc la trésorerie de la copropriété : les fonds appartiennent au syndicat (c'est-à-dire l'ensemble des copropriétaires) et non au syndic qui en assure seulement la gestion.
C'est pour que le syndic puisse remplir sa mission et disposer des fonds nécessaires aux dépenses courantes qu'un budget prévisionnel est voté lors de l'assemblée générale. C'est sur la base de ce budget prévisionnel que les copropriétaires devront verser tous les trimestres des provisions sur charges égales au quart du budget prévisionnel. Un autre fractionnement (semestriel ou mensuel) peut avoir été prévu en assemblée ; le montant de ces provisions tient alors compte de ce fractionnement (1/2 ou 1/12ème). Les provisions sur charges sont calculées sur la base du budget prévisionnel et concernent par conséquent des dépenses prévues. Il existe également des provisions sur charges « hors budget prévisionnel» : • pour financer les travaux qui ne relèvent pas du budget prévisionnel (comme les travaux de conservation ou d'entretien de l'immeuble) ou qui portent sur les éléments d'équipements communs autres que les travaux de maintenance. Le montant et la date d'exigibilité de la dépense sont fixés par l'assemblée générale. • pour financer les travaux urgents. Dans ce cas, le montant de la provision est limité au tiers du montant estimé sur devis. Les modalités de recouvrement de ces provisions sont votées par l'assemblée générale. Ce qui signifie que l'assemblée générale peut prévoir qu'il y aura des dépenses imprévues, déterminer comment et quand ces dépenses seront réglées ; l'inconnue reste le montant de la dépense. En plus de ces provisions, le syndic est également en droit de demander aux copropriétaires de verser des avances. Comme pour les provisions, il existe trois types d'avances : • les avances constituées par les provisions spéciales pour assurer les travaux d'entretien ou de conservation des parties communes et des éléments d'équipements communs qui pourraient être nécessaires dans les trois années à venir mais non encore décidés, • les avances constituant la réserve fixée dans le règlement de copropriété couramment appelée le fonds de roulement (anciennement « avance de trésorerie permanente »). Toutefois, le montant de ce fonds de roulement doit être inférieur à 1/6ème du budget prévisionnel. Plus simplement, il ne peut donc pas représenter plus de deux mois de budget, • les avances correspondant à l'échéancier prévu dans le plan pluriannuel de travaux adopté par l'assemblée générale. Ces avances constituent le fonds d'épargne ou fonds de prévoyance et serviront à financer les travaux de gros entretien et de conservation des parties communes qui seront décidés ultérieurement.
Quelle est la différence entre une provision sur charge et une avance ?
La différence entre une provision et une avance est importante surtout en cas de vente de lot(s) par un copropriétaire. En effet, les provisions versées sont « définitivement » versées, alors que les avances effectuées au titre du fonds de roulement et des travaux non encore décidés sont récupérables. Un copropriétaire qui vend un lot peut récupérer une avance faite au syndic mais pas une provision. Les provisions sur charges sont des sommes appelées dans l'attente du solde définitif des charges qui résultera de l'approbation des comptes par l'assemblée générale. Lorsque l'assemblée générale aura approuvé les comptes, le trop-perçu ou le manque à percevoir sera porté au crédit ou au débit du compte de chaque copropriétaire. Les avances sont des sommes appelées sur la base du règlement de copropriété ou d'une décision d'assemblée générale qui constituent soit des réserves soit un emprunt du syndicat auprès de tout ou partie des copropriétaires.
Quand faut-il payer les charges ?
Cela dépend de la nature des charges : • pour les charges prévues dans le budget prévisionnel (charges courantes) : par quart et d'avance chaque trimestre sauf si l'assemblée générale a voté un autre fractionnement, • pour les charges non prévues dans le budget prévisionnel : la date de l'appel des charges est fixée par l'assemblée générale. Dans les deux cas, le syndic envoie par simple courrier un appel de charges qui indique le montant dû, l'objet de la dépense et la date d'exigibilité. Il peut paraître évident que les avis doivent être envoyés avant la date d'exigibilité, mais cela ne l'est pas pour tous les syndics. De surcroît, la loi ne prévoit pas de sanctions pour les syndics qui oublient d'envoyer les avis ... alors que les charges restent quand même dues en l'absence d'envoi.
La personne redevable des appels de fonds est le copropriétaire du lot dans tous les cas de figures, qu’il s’agisse d’un copropriétaire bailleur ou d’un copropriétaire résident. C’est ensuite au copropriétaire bailleur de s’occuper de récupérer les charges récupérables auprès du locataire de son ou de ses logements. Attention toutefois, le locataire ne sera pas nécessairement redevable de toutes les charges. Le décret n° 87-713 du 26 août 1987 détermine la liste des charges récupérables auprès du locataire. Lorsqu’un copropriétaire quitte la copropriété et vend son lot, il est redevable des appels de fonds jusqu’à la vente de son lot, même si son bien est inhabité pendant un certain temps. Ainsi, la loi prévoit que le copropriétaire actuel paie tous les appels de fonds reçus avant la date de signature de l’acte authentique de vente. Une fois cette étape passée et le transfert de propriété effectué, c’est alors l’acquéreur, nouveau copropriétaire de l’immeuble qui est redevable des appels de fonds. Lorsqu’un ou plusieurs copropriétaires ne paient pas les sommes dues à réception des avis d’appels de fonds, cela peut rapidement poser des problèmes au fonctionnement normal de la copropriété. Une fois le délai imparti dépassé, un copropriétaire non payeur est désigné comme copropriétaire défaillant.
Les dépenses pour travaux d’intérêt collectif réalisés sur les parties privatives imputables au seul copropriétaire concerné ne peuvent désormais résulter que :
- de travaux faisant suite à une déclaration d’utilité publique dans les conditions de l’article L.313-4-2 du code de l’urbanisme (art.24, II, c) ; - de travaux d’économie d’énergie ou de réduction des émissions de gaz à effet de serre (art. 25, f). Toutes astreintes fixées par lot, relatives à des mesures ou travaux prescrits par l’autorité administrative compétente ayant fait l’objet d’un vote en assemblée générale et qui n’ont pu être réalisés en raison de la défaillance du copropriétaire, sont imputables à ce dernier. Il ne s’agit plus uniquement des astreintes visées par le code de la santé publique ou le code de la construction et de l’habitation.
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